Directeur adjoint des opérations (DDO)

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L'IRC a ouvert son programme au Mali en 2012. Nos programmes couvrent des activités allant de l'humanitaire au relèvement, avec un accent sur la protection de l'enfance, l'éducation, le bien-être économique, la nutrition, la santé, l'eau et l'assainissement. Nous travaillons dans le nord, le centre et le sud du Mali. Le conflit et la sécheresse ont déplacé des centaines de milliers de personnes au Mali et dans les pays voisins. La situation sécuritaire dans le nord reste fragile. Néanmoins, les besoins des personnes déplacées à l'intérieur du pays et des communautés d'accueil touchées par le conflit sont nombreux et l'accès aux activités humanitaires est un processus continu.

L'International Rescue Committee (IRC) intervient lors des pires crises humanitaires du monde et aide les populations à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d'Albert Einstein, l'IRC fournit des soins et une assistance qui changent la vie des réfugiés contraints de fuir la guerre ou une catastrophe. Aujourd'hui, l'IRC travaille dans plus de 40 pays et 22 villes américaines, rétablissant la sécurité, la dignité et l'espoir à des millions de personnes déracinées qui luttent pour survivre.

Le directeur adjoint des opérations (DDO) est membre de l'équipe de direction (SMT) (tout comme le directeur adjoint des programmes (DDP), le directeur adjoint des finances (DDF), les ressources humaines, les coordinateurs de l'audit interne, de l'accès et de la sécurité et le directeur de pays (CD)). Il/elle est chargé(e) de diriger et de gérer les équipes opérationnelles du programme de pays en veillant à ce qu'elles soient adaptées à leurs objectifs et répondent aux besoins des programmes et des installations de l'IRC. Le DDO est censé contribuer à des niveaux élevés de travail d'équipe et de collaboration interdépartementale et intersectorielle. Grâce à son leadership, les équipes opérationnelles soutiendront la mise en œuvre des programmes et la gestion des installations axées sur les résultats et seront guidées par l'analyse des données, l'identification et la résolution des problèmes.

Principales responsabilités

Éthique et intégrité

• Adhérer et agir en accord avec l'IRC Way (code de conduite) et les autres politiques et procédures RH mondiales et communiquer par la parole et l'exemple un niveau élevé de conformité avec toutes les politiques et réglementations applicables.

Management et stratégie

• Contribuer et participer activement aux plateformes de gestion et de leadership telles que l’équipe de haute direction,

• Être un champion de la mise en œuvre du Plan d’action stratégique du Mali et assurer une participation de qualité et significative des équipes opérationnelles aux activités liées à la stratégie.

• Diriger l'élaboration et la mise en œuvre de la stratégie opérationnelle annuelle de l'IRC Mali en s'appuyant sur des évaluations annuelles avec analyse SWOT, des plans de travail et des stratégies annuels régionaux et mondiaux

• Représenter l'IRC dans toutes les réunions inter-ONGI, gouvernementales et autres réunions opérationnelles institutionnelles, en défendant les intérêts de l'IRC auprès des parties prenantes concernées et en conseillant le SMT en conséquence.

• En collaboration avec les dirigeants régionaux concernés, assurer le déploiement complet, la compréhension et l'utilisation de toutes les politiques, procédures, directives et outils organisationnels nouveaux et existants à travers l'IRC Mali.

• En collaboration avec les acteurs régionaux concernés, soutenir l'initiative visant à étendre l'impact de l'IRC au Mali par le biais du partenariat et de la localisation, de la sauvegarde, du devoir de diligence et de la réponse aux catastrophes climatiques

• Superviser directement le coordonnateur de la chaîne d’approvisionnement, la coordination informatique et le responsable administratif.

Administration et gestion des installations

• Assurer le leadership de l'équipe administrative et assurer l'application des meilleures pratiques et le respect des réglementations nationales et étatiques des ONG et autres réglementations de conformité pertinentes.

• Superviser les fonctions administratives, notamment en ce qui concerne les contrats de location, les visas et l’enregistrement.

• Assurer l’efficacité opérationnelle et le bon entretien des installations de l’IRC, y compris les bureaux, les entrepôts et les maisons d’hôtes.

• Gérer les budgets des installations mutualisées et assurer l’optimisation des ressources.

Chaîne d'approvisionnement et entreposage

• Diriger un système de chaîne d'approvisionnement efficace et réactif qui répond aux besoins d'une prestation de programmes de qualité. Veiller à ce que tous les processus, de l'approvisionnement au paiement, répondent aux exigences de conformité de l'IRC et des donateurs.

• En étroite collaboration avec le DDP, veiller à ce que le personnel du programme et des opérations prépare, mette en œuvre et surveille conjointement les outils appropriés tels que la livraison de projets de qualité grâce à un système efficace de gestion du cycle d'approvisionnement (PCM) comprenant des plans de quantification, de prévision, d'approvisionnement et de distribution.

• En collaboration avec les acteurs régionaux concernés, veiller à ce qu’un système d’approvisionnement adéquat, efficace et transparent soit en place, y compris la préqualification des fournisseurs et les accords-cadres conclus avec des fournisseurs dûment contrôlés.

• S'assurer que des plans de chaîne d'approvisionnement pertinents sont en place pour les activités de fin d'exercice, les activités de fin de subvention, les cessions et le réapprovisionnement des actifs, les installations de stockage adéquates, etc.

• Examinez les rapports Power BI pour identifier les réussites à célébrer et à apprécier, et identifiez les lacunes, proposez des mesures d'atténuation pour y remédier et facilitez les décisions stratégiques basées sur les données.

Technologies de l'information et de la communication

• Sur la base d’évaluations complètes des besoins, garantir que tous les besoins en données et informations numériques des équipes d’exploitation et de programme sont satisfaits.

• Cela impliquera la fourniture de matériel, de logiciels et une formation continue. Compte tenu de l'éloignement et de l'insécurité des sites de terrain, une attention particulière devra être accordée à la mise en place de canaux de communication et de connectivité robustes, tant entre les équipes de terrain et les bureaux qu'entre les bureaux.

Finances et conformité

• En étroite collaboration avec le DDF et le DDP, veiller à ce que les coûts de fonctionnement soient inclus dans les budgets de fonctionnement et les propositions de financement et que l’intensification et la réduction des programmes soient prises en compte dans la planification des opérations.

• En coopération avec le DDF, s'assurer que tous les systèmes de soutien et les équipes opérationnelles fonctionnent conformément aux réglementations de conformité de l'IRC et des donateurs et disposent des stratégies d'atténuation des risques nécessaires.

• Le DDO joue un rôle clé dans la supervision des budgets communs et des répartitions des coûts.

Relations de travail clés

Poste rattaché à : Directeur de pays

Le directeur adjoint des opérations supervisera directement trois postes : le coordonnateur de la chaîne d'approvisionnement, le coordonnateur des TI et le responsable administratif. La supervision des deux premiers postes se fait conjointement par le biais de la gestion en partenariat, un type de gestion matricielle utilisé à l'IRC pour assurer une gestion et une supervision efficaces et efficientes de rôles multifacettes et interdépartementaux.

Le DDO apporte également un appui aux coordonnateurs de terrain de Nara, Douentza, Menaka, Tenenkou, Ansongo, Gao et Youwarou dans leur gestion des opérations de terrain.

Autres contacts clés :

Programme pays : membres de l'équipe de direction, équipe des personnes et de la culture, coordinateur des subventions, coordinateur de l'audit interne, service des finances, équipe de sécurité et de sûreté.

Sur le plan organisationnel : vice-président régional, directeur régional adjoint, conseiller régional en matière de sécurité et de sûreté, directeur régional de la chaîne d'approvisionnement, directeur régional des personnes et de la culture, équipe d'assurance qualité de la chaîne d'approvisionnement mondiale, et autres.

Exigences du poste

• Diplôme universitaire requis (de préférence lié à la gestion ou aux opérations générales).

• Au moins 6 à 8 ans d’expérience dans la gestion d’opérations et/ou de projets dans des zones fragiles et peu sûres, de préférence au Sahel.

• Capacité démontrée à gérer le personnel de terrain et les bureaux extérieurs éloignés.

• Expérience en logistique, RH/administration, gestion des installations et de la sécurité

• Expérience de gestion d’opérations (y compris de sécurité) dans un environnement touché par un conflit

• Excellentes compétences en communication interculturelle

• Excellentes compétences en matière de renforcement des capacités et de formation du personnel

• Solides compétences en résolution de problèmes, en analyse et en prise de décision.

• Solides compétences informatiques et analytiques.

• Solides compétences en gestion budgétaire.

• Flexibilité, capacité à travailler de manière autonome et à respecter les délais

Langues requises/préférées :

• La maîtrise du français est requise

• Une connaissance pratique de l'anglais et/ou des langues locales au Mali est fortement encouragée

Configuration informatique/autres exigences :

• Compétence professionnelle complète dans la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, PowerPoint

Environnement de travail : Le DDO sera basé à Bamako et se rendra régulièrement à Nara, Douentza, Ménaka, Tenenkou, Ansongo, Gao et Youwarou et dans d'autres bureaux extérieurs. Bien que la sécurité à Bamako soit généralement calme, un conflit civil se poursuit ailleurs dans la région de Diffa, et la zone est considérée comme instable. Le strict respect des directives de sécurité est demandé à tout le personnel de l'IRC.

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L'IRC a ouvert le programme de pays au Mali en 2012. Nos programmes couvrent des activités allant de l’humanitaire aux activités de relèvement, en mettant l'accent sur la protection des enfants, l'éducation, le bien-être économique, la nutrition, la santé, l'eau et l'assainissement. Nous travaillons à la fois dans le nord, le centre et le sud du Mali. Les conflits et la sécheresse ont déplacé des centaines de milliers de personnes à la fois au Mali et dans les pays voisins. La situation sécuritaire dans le nord reste fragile. Néanmoins, les besoins des personnes déplacées à l'intérieur de leur propre pays et des communautés d'accueil touchées par un conflit sont nombreux et l'accès aux activités humanitaires est un processus continu.

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Le/La directeur/trice adjoint.e des opérations (DDO) est membre de l'équipe de direction (SMT) (de même que le directeur adjoint des programmes (DDP), le directeur adjoint des finances (DDF), les Coordinateurs des Ressources Humaines, de l’Accès et de la Sécurité, l’Audit interne et le directeur de pays (CD)). Il/elle est chargé(e) de diriger et de gérer les équipes opérationnelles du programme national en veillant à ce qu'elles soient adaptées à leur objectif et répondent aux besoins des programmes et des installations de l'IRC. Le DDO doit contribuer à un niveau élevé de travail d'équipe et de collaboration interdépartementale et intersectorielle. Sous son leadership, les équipes opérationnelles soutiendront la mise en œuvre de programmes axés sur les résultats et la gestion des installations, et seront guidées par l'analyse des données, l'identification et la résolution des problèmes.

Principales Responsabilités

Ethique et Intégrité

• Adhérer et agir en conformité avec le Code de conduite (IRC Way) et d'autres politiques et procédures globales de ressources humaines, et communiquer par la parole et par l’exemple une norme élevée de conformité avec toutes les politiques et réglementations applicables.

Gestion et Stratégie

• Contribuer activement et participer à des plates-formes de gestion et de leadership telles que l'équipe de direction, l'équipe de leadership du pays et l'équipe de gestion du pays.

• Être un champion de la mise en œuvre du Plan d’Action Stratégique du Mali et assurer une participation significative et de qualité des équipes opérationnelles aux activités liées à la stratégie

• Diriger l'élaboration et la mise en œuvre de la stratégie opérationnelle annuelle de l'IRC au Mali en s'appuyant sur les évaluations annuelles avec l'analyse SWOT, les plans de travail et les stratégies annuels régionaux et globales de l’IRC.

• Représenter l'IRC dans toutes les réunions inter-INGO, gouvernementales et autres réunions d'opérations institutionnelles en défendant les intérêts de l'IRC auprès des parties prenantes concernées et conseiller l'équipe de direction en conséquence.

• En collaboration avec les responsables régionaux concernés, assurer la mise en œuvre, la compréhension et l'utilisation de toutes les politiques, procédures, lignes Directeurs et outils organisationnels, nouveaux et existants, dans l'ensemble de l'IRC Mali.

• En collaboration avec les parties prenantes régionales concernées, soutenir l'initiative d'expansion de l'impact de l'IRC au Mali par le partenariat et la localisation, Safeguarding, Duty of Care, et la réponse aux catastrophes climatiques.

• Superviser directement le coordinateur de la chaîne d'approvisionnement, le coordinateur informatique et le gestionnaire administratif.

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Administration et gestion des installations

• Assurer le leadership de l'équipe de l'administration et veiller à l'application des meilleures pratiques et à l'adhésion aux réglementations nationales des ONG et autres qui seraient pertinentes.

• Superviser les fonctions d'administration, en particulier en ce qui concerne les contrats de location, les visas et l'enregistrement.

• Assurer l'efficacité opérationnelle et la bonne maintenance des installations de l'IRC, y compris les bureaux, les entrepôts et les maisons d'hôtes.

• Gérer les budgets communs des installations (Facilities Pool) et veiller à l'optimisation des ressources.

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Chaine d’approvisionnement et Entreposage

• Diriger un système de chaîne d'approvisionnement efficace et réactif qui répond aux besoins des équipes de programme. S’assurer que tous les processus, de l'approvisionnement à l'entreposage, respectent les exigences de conformité de l'IRC et des donateurs.

• Travailler en étroite collaboration avec le DDP, veiller à ce que le personnel du programme et le personnel de terrain préparent, mettent en œuvre et surveillent conjointement les outils appropriés tels que les plans d'approvisionnement et de distribution.

• En collaboration avec les parties prenantes régionales concernées, veiller à la mise en place d'un système de passation de marchés adéquat, efficace et transparent, y compris la présélection des fournisseurs et la conclusion d'accords-cadres avec des fournisseurs dûment agréés.

• Veiller à ce que les plans de la chaîne d'approvisionnement soient en place pour les activités de fin d'exercice, les activités de fin de subvention, les cessions d'actifs et le réapprovisionnement, les installations de stockage adéquates, etc.

• Examiner les rapports PowerBI afin d'identifier les réussites à célébrer et à apprécier, identifier les lacunes, proposer des mesures d'atténuation pour y remédier et faciliter la prise de décisions stratégiques fondées sur des données.

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Technologie de communication de l'information

• Sur la base d'évaluations complètes des besoins, veiller à ce que tous les besoins en données et informations numériques des opérations et des équipes de programme soient pris en compte.

• Cela impliquera le matériel d'approvisionnement, les logiciels et la formation continue. Compte tenu de l'éloignement et de l'insécurité des sites sur le terrain, une attention particulière devrait être accordée à la garantie d'une connectivité et de canaux de communication solides entre les équipes de terrain et les bureaux et entre les bureaux.

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Finance et Conformité

• En étroite collaboration avec le DDF et le DDP, s'assurer que les coûts de fonctionnement sont inclus dans les budgets de fonctionnement et les propositions de financement et que la croissance programmatique ou les réductions d'échelle sont prises en compte dans la planification des opérations.

• En collaboration avec le DDF, s'assurer que tous les systèmes de soutien et les équipes opérationnelles fonctionnent conformément aux règlements de l'IRC et des bailleurs de fonds et que les stratégies nécessaires d'atténuation des risques sont en place.

• Le DDO joue un rôle important dans la revue/gestion des budgets pool et l’allocations des couts partagés.

Relations de Travail CléLe poste rapporte à : Directeur Pays Le poste supervise directement cinq postes : la coordonnatrice de la chaine d’approvisionnement ; le Coordinateur IT et l’Admin Officer. La supervision des 2 premiers postes est fait conjointement à travers une approche de gestion en partenariat, un type de gestion matricielle utilisé à l’IRC pour assurer une gestion et une supervision efficaces et efficientes des rôles multiples et interdépartementales.

• Le DDO fournit également un appui et une coordination avec les coordonnateurs terrain de Nara, Douentza, Ménaka, Tenenkou, Ansongo, Gao et Youwarou dans leur gestion des opérations de terrain.

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Autres contacts clés :

• Programme pays : Membres de l’équipe SMT, Equipe People & Culture, Coordonnateur Grants, Sr Manager Audit interne, Département Finance, Coordinateurs Sécurité et Sureté

• Organisationnel : Vice-Président Régional, Directrice Adjointe Régionale, Directeur Régional de la sûreté et de lasécurité, Directeur régional de la chaîne d'approvisionnement, Directrice régionale People & Culture, équipe globale d'assurance de la qualité de la chaîne d'approvisionnement, et autres.

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Exigences du poste

• Diplôme Universitaire (préférence pour les opérations générales ou liées à la gestion) ;

• Minimum de 6 à 8 ans d'expérience dans la gestion d'opérations et / ou de projets dans des zones fragiles et précaires, de préférence dans le Sahel ;

• Aptitude démontrée à gérer le personnel de terrain et les bureaux extérieurs éloignés ;

• Expérience en logistique, RH / Admin et gestion de la sécurité

• Expérience d'avoir géré des opérations (y compris la sécurité) dans un contexte de conflit

• Excellentes compétences en communication interculturelle

• Excellentes capacités de renforcement des capacités et de formation du personnel

• Fortes aptitudes à la résolution de problèmes, à l'analyse et à la prise de décision ;

• Flexibilité, capacité à travailler de façon autonome et respecter les délais

• Solides compétences en matière de gestion budgétaire.

Langues Requises/Préferrées:

• La maîtrise du français parlés et écrits est requise

• Connaissance pratique de l'anglais et/ou des langues locales au Niger fortement encouragée

Compétences informatiques/Autres exigences :

• Compétence professionnelle complète dans Microsoft Office Suite, en particulier Word, Excel, PowerPoint

Environnement de Travail : Le DDO sera basé à Bamako avec des déplacements réguliers à Nara, Douentza, Ménaka, Tenenkou, Ansongo, Gao, Youwarou et d'autres bureaux de terrain. Bien que la sécurité à Bamako soit généralement calme, un conflit civil se poursuit dans d'autres régions, notamment dans la région de Diffa, considérée comme instable. Une stricte observance des consignes de sécurité est demandée à tout le personnel de l'IRC.